Ai thấy được gì
Thông tin sức khoẻ là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Trên K-Biz, mỗi vai trò chỉ thấy phần cần cho việc của mình.
Hai phần của một hồ sơ khám
| Phần | Gồm | Ai xem |
|---|---|---|
| Phân loại, kết luận | Ngày khám, nơi khám, loại khám, phân loại sức khoẻ từ Loại I đến Loại V, kết luận (Đủ sức khoẻ; Đủ, có hạn chế; Không đủ), khuyến nghị bố trí công việc, bệnh nghề nghiệp | Quản trị doanh nghiệp, HR đơn vị, Y tế. Lần mở phiếu nào của người có hồ sơ khám cũng được ghi nhật ký. |
| Chỉ số, chẩn đoán | Chỉ số như huyết áp, đường huyết, mỡ máu, men gan; chụp chiếu; bệnh tật phát hiện; lời dặn của bác sĩ | Chỉ Y tế. Lần mở nào cũng được ghi nhật ký. |
Hồ sơ có bệnh nhạy cảm (viêm gan B, C, tâm thần, phụ sản chi tiết, nghiện chất, bệnh lây qua đường tình dục, ung thư) không được tính vào số tổng hợp. Chỉ Y tế gửi được hồ sơ này về app, và phải gửi từng hồ sơ một.
Bảng quyền theo vai trò
| Việc | Quản trị | HR đơn vị | Y tế | Trưởng bộ phận | Lãnh đạo | Tập đoàn |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Phạm vi | Toàn doanh nghiệp | Đơn vị được giao | Toàn doanh nghiệp | Bộ phận mình | Toàn doanh nghiệp | Các công ty thành viên |
| Tổng quan | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ ẩn nhóm dưới 5 người | ✓ ẩn nhóm dưới 5 người | ✓ |
| Danh sách nhân viên, hạn khám | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ |
| Ai liên kết app, gói phúc lợi, lịch và kết quả đã gửi về app | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Phân loại, kết luận từng người | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Chỉ số, chẩn đoán | ✕ | ✕ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Đánh dấu tai nạn lao động (TNLĐ) | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Thêm, sửa nhân viên; nhập Excel nhân viên | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Nhập kết quả khám bằng Excel | Phân loại, kết luận | Phân loại, kết luận | Cả chỉ số, chẩn đoán | ✕ | ✕ | ✕ |
| Tải sổ khám PDF, ảnh cho AI đọc rồi duyệt, khi Kolia đã bật | ✕ | ✕ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Mời liên kết app Kolia | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Gửi kết quả khám về app | Chỉ khi doanh nghiệp chưa có Y tế | ✕ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Gán gói phúc lợi | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Đợt khám: tạo, đặt lịch, gửi lịch về app | ✓ | ✓ | ✓ | Xem người, trạng thái | Xem số | ✕ |
| Lý do miễn, hoãn, xin đổi lịch | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Người đã nghỉ: ngày xoá dữ liệu, lý do giữ hồ sơ | ✓ | ✓ | ✓ | Chỉ “Nghỉ từ …” | ✕ | ✕ |
| Báo cáo y tế lao động theo TT 19, thống kê năm | ✓ | ✕ | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Cơ cấu tổ chức | Sửa | Xem | ✕ | Xem | ✕ | ✕ |
| Cấp, khoá tài khoản | ✓ trừ tài khoản Y tế | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Nhật ký truy cập | Mọi người | ✕ | Của mình | ✕ | ✕ | ✕ |
Bác sĩ phòng khám đối tác trên K-Doctor chỉ thấy người trong đợt khám mà doanh nghiệp giao cho phòng khám: họ tên, giới, năm sinh, số điện thoại, mã nhân viên, bộ phận, nhóm nghề, lịch hẹn, và phiếu do chính phòng khám nhập. Bác sĩ không thấy kết quả khám cũ. Xem Phòng khám trên K-Doctor.
Nhân viên Kolia trên CMS quản lý doanh nghiệp, tài khoản, gói, phòng khám đối tác. CMS không có màn nào xem nhân viên hay hồ sơ khám.
Ngưỡng 5 người
Trưởng bộ phận, Lãnh đạo và Tập đoàn chỉ xem số tổng hợp. Với các vai trò này, đơn vị dưới 5 người hiện chữ Ẩn (dưới 5 người) và không được cộng vào số tổng. Nhờ vậy không ai lấy tổng trừ đi để đoán ra sức khoẻ của một nhóm nhỏ. Vì thế số Lãnh đạo thấy có thể nhỏ hơn số HR thấy.
Nhật ký truy cập
K-Biz ghi lại ai xem hồ sơ của ai, lần khám nào, làm gì, lúc nào, từ địa chỉ IP nào. Các lượt được ghi:
- HR hoặc Y tế mở phiếu một người có hồ sơ khám. Nhật ký ghi “Xem phân loại, kết luận”.
- Y tế mở chỉ số, chẩn đoán, bản AI đọc, tệp gốc, hoặc gửi kết quả về app.
- Bác sĩ phòng khám mở phiếu, ký kết luận, đính chính. Nhật ký ghi tên bác sĩ và tên phòng khám.
Quản trị doanh nghiệp xem được toàn bộ nhật ký, Y tế xem lượt của chính mình. Không ai sửa hay xoá được nhật ký. Nhân viên đã liên kết app thấy các lượt này ở mục Ai đã xem, gồm vai trò, họ tên, nơi làm và thời điểm. Xem trang nhân viên.
Khi nhân viên nghỉ việc
- Từ ngày nghỉ việc, HR không còn xem được hồ sơ sức khoẻ của người đó. Y tế vẫn xem được tới khi dữ liệu bị xoá.
- Dữ liệu tự xoá khi hết thời hạn giữ ghi trong hợp đồng xử lý dữ liệu. Mặc định là 0 tháng, tức là xoá vào 2 giờ 30 sáng hôm sau. Tối đa 12 tháng, trừ khi hợp đồng nêu căn cứ luật cho thời hạn dài hơn. Phiếu nhân viên ghi ngày dự kiến xoá.
- Người có hồ sơ bệnh nghề nghiệp hoặc được đánh dấu tai nạn lao động thì không tự xoá, vì còn cần cho giám định, bảo hiểm xã hội, giải quyết chế độ. Danh sách ghi “Giữ hồ sơ: bệnh nghề nghiệp” hoặc “Giữ hồ sơ: tai nạn lao động”. Y tế xoá tay khi hết thời hạn phải lưu. Xem Tai nạn lao động.
- Khi người lao động yêu cầu, Quản trị hoặc Y tế bấm Xoá dữ liệu ngay. Với người có bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động thì chỉ Y tế xoá được. Xoá rồi không khôi phục được.
- Trưởng bộ phận chỉ thấy “Nghỉ từ dd/mm/yyyy”, không thấy ngày xoá hay lý do giữ hồ sơ.
- Liên kết app tự kết thúc. Kết quả nhân viên đã lưu trên app vẫn là của họ.
Doanh nghiệp phải làm gì
- Phát hành thông báo xử lý dữ liệu cho người lao động trước khi nạp dữ liệu thật. Phân loại Loại I đến Loại V, kết luận, khuyến nghị bố trí là việc doanh nghiệp buộc phải làm theo luật, nên chỉ cần thông báo, không xin chữ ký đồng ý. Dùng mẫu soạn sẵn.
- Ký hợp đồng xử lý dữ liệu với Kolia. Kolia gửi mẫu.
- Báo trước cho người được cấp tài khoản Y tế, HR rằng họ tên của họ sẽ hiện ở mục Ai đã xem trên app của nhân viên.
- Có người báo “Không phải tôi” thì sửa số điện thoại trong 30 ngày.
- Chỉ đề nghị Kolia bật đọc sổ khám bằng AI khi đã ký điều khoản về bên xử lý ở nước ngoài và đã ghi mục này trong thông báo.