Hướng dẫn sử dụng K-Biz
K-Biz là phần mềm quản lý khám sức khoẻ định kỳ cho doanh nghiệp. Bạn biết ai đã khám, ai sắp đến hạn, ai cần bố trí lại công việc, lập được báo cáo y tế lao động, và gửi kết quả khám về app Kolia của từng nhân viên.
K-Biz làm được gì
- Danh sách nhân viên và hạn khám. K-Biz tự tính hạn khám theo nhóm nghề: 12 tháng với công việc bình thường, 6 tháng với nghề nặng nhọc, độc hại. Bạn lọc được người quá hạn, người chưa khám lần nào, người đến hạn trong 30 ngày.
- Đợt khám. Lập danh sách người cần khám, hẹn lịch từng người, gửi lịch về app, theo dõi tiến độ theo đơn vị. Nếu giao đợt cho phòng khám đối tác dùng K-Doctor, bác sĩ ký xong là kết quả về K-Biz.
- Nhập kết quả khám. Nhập bằng Excel. Nếu Kolia đã bật cho doanh nghiệp, Y tế tải sổ khám PDF, ảnh lên cho AI đọc rồi duyệt.
- Nối với app Kolia. Nhân viên liên kết app để nhận lịch khám, kết quả khám. Trên app, họ xem được công ty giữ thông tin gì và ai đã xem.
- Gói phúc lợi. Doanh nghiệp mua gói, HR gán cho nhân viên. Người đã liên kết app được Kolia cấp Kolia Nâng cao.
- Báo cáo. Báo cáo y tế lao động theo Phụ lục 8 Thông tư 19/2016, tải về Excel hoặc PDF. So sánh 3 năm, thống kê năm.
- Bảo vệ dữ liệu sức khoẻ. Chỉ Y tế xem được chỉ số, chẩn đoán. Lượt xem hồ sơ của từng người đều có trong nhật ký. Số tổng hợp ẩn nhóm dưới 5 người. K-Biz không lưu thông tin HIV.
Các bên và luồng dữ liệu
Kolia (CMS)Tạo doanh nghiệp, cấp tài khoản Quản trị và Y tế, nhập hợp đồng gói phúc lợi, nối phòng khám đối tác.
→
Doanh nghiệp (K-Biz)HR, Y tế, Trưởng bộ phận, Lãnh đạo, Tập đoàn. Giữ hồ sơ khám của người lao động.
⇄
Phòng khám (K-Doctor)Nhận danh sách đợt khám, nhập phiếu, ký kết luận. Kết quả về doanh nghiệp.
Nhân viên (app Kolia)Xác nhận đúng là mình, rồi nhận lịch khám, kết quả khám (tự chọn có lưu hay không) và quà Kolia Nâng cao.
Xem được công ty giữ gì, ai đã xem. Công ty không nhận dữ liệu nào từ app, chỉ biết trạng thái: đã liên kết, đã lưu kết quả, đã thêm lịch.
Sáu vai trò trong doanh nghiệp
Mỗi tài khoản có đúng một vai trò. Vai trò quyết định menu bạn thấy và dữ liệu bạn xem được. Chọn trang hướng dẫn của mình:
Quản trị doanh nghiệpHR tổng, C&B. Xem toàn doanh nghiệp, quản lý cơ cấu, tài khoản, nhân viên, liên kết app, gói phúc lợi, đợt khám, báo cáo.
HR đơn vịHR chi nhánh, nhà máy, công trường. Làm như Quản trị, nhưng chỉ trong đơn vị được giao.
Y tếY tế cơ quan. Vai trò duy nhất xem được chỉ số và chẩn đoán. Duyệt kết quả AI đọc, gửi kết quả về app.
Trưởng bộ phậnBiết ai trong bộ phận cần đi khám. Không xem phân loại, kết luận.
Lãnh đạoBan giám đốc. Chỉ xem số tổng hợp toàn doanh nghiệp.
Tập đoànXem số tổng hợp các công ty trong tập đoàn.
Ngoài doanh nghiệp còn có bác sĩ phòng khám đối tác làm việc trên K-Doctor, nhân viên dùng app Kolia, và nhân viên Kolia làm trên CMS.
Bắt đầu nhanh cho doanh nghiệp mới
Kolia tạo doanh nghiệp và tài khoản Quản trị doanh nghiệp đầu tiên, rồi gửi bạn tên đăng nhập và mật khẩu tạm. Sau đó:
- Ký hợp đồng xử lý dữ liệu với Kolia và phát hành thông báo cho người lao động. Làm việc này trước khi nạp dữ liệu thật.
- Đăng nhập, cài xác thực hai lớp, đổi mật khẩu tạm. Xem Đăng nhập và tài khoản.
- Dựng cơ cấu tổ chức, rồi nhập danh sách nhân viên từ Excel.
- Cấp tài khoản cho HR đơn vị, Trưởng bộ phận, Lãnh đạo. Tài khoản Y tế thì đề nghị Kolia cấp.
- Y tế nhập kết quả khám gần nhất bằng Excel hoặc PDF, ảnh.
- Mời nhân viên liên kết app Kolia, rồi tạo đợt khám cho người quá hạn.
Cần chuẩn bị gì
- Máy tính có Chrome, Edge, Safari hoặc Firefox bản mới. Điện thoại cũng dùng được, nhưng nhập dữ liệu nên làm trên máy tính.
- Mỗi người dùng một điện thoại cài Google Authenticator hoặc Microsoft Authenticator. Hai ứng dụng này miễn phí.
- Địa chỉ đăng nhập là https://kbiz.kolia.vn. Kolia gửi kèm khi cấp tài khoản.
Tài liệu này dùng dữ liệu mẫuẢnh chụp từ bản chạy thử với doanh nghiệp mẫu “CEO Xây dựng” và phòng khám mẫu “Phòng khám Đa khoa Minh An”. Tên người, mã nhân viên, số điện thoại, số liệu đều là giả.