[TÊN DOANH NGHIỆP]
Số: [điền] · [địa danh], ngày [điền]
THÔNG BÁO
Về việc xử lý dữ liệu sức khoẻ người lao động
Kính gửi: toàn thể người lao động [Tên doanh nghiệp / đơn vị].
Công ty dùng phần mềm K-Biz để quản lý khám sức khoẻ cho người lao động. Thông báo này nói rõ Công ty xử lý thông tin sức khoẻ nào của Anh/Chị, ai được xem,
lưu bao lâu và Anh/Chị có những quyền gì.
1. Ai xử lý dữ liệu
- Công ty ([tên pháp nhân], MST [điền]) quyết định việc xử lý. Công ty là bên kiểm soát dữ liệu.
- Kolia ([tên pháp nhân Kolia]) cung cấp và vận hành K-Biz. Kolia chỉ xử lý theo chỉ thị của Công ty (bên xử lý dữ liệu), theo hợp đồng có điều khoản bảo vệ dữ liệu.
- Cơ sở khám mà Công ty ký hợp đồng khám sức khoẻ: [tên cơ sở khám, hoặc “cơ sở khám được Công ty thông báo trong từng đợt”].
2. Vì sao Công ty xử lý
Pháp luật buộc Công ty:
- tổ chức khám sức khoẻ định kỳ, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp (Luật An toàn, vệ sinh lao động, Điều 21);
- lập và giữ hồ sơ sức khoẻ người lao động, bảo quản hồ sơ khám định kỳ (Thông tư 19/2016/TT-BYT; Thông tư 32/2023/TT-BYT);
- bố trí công việc phù hợp sức khoẻ, báo cáo y tế lao động.
Vì là nghĩa vụ luật, phần này không cần Anh/Chị ký đồng ý. Công ty thông báo để Anh/Chị biết rõ.
Công ty không dùng thông tin sức khoẻ để tuyển dụng (ngoài kết luận đủ / không đủ sức khoẻ cho vị trí), đánh giá, tính lương thưởng, cho nghỉ việc, hay phân biệt đối xử.
3. Dữ liệu gì
- Thông tin nhân sự: mã nhân viên, họ tên, giới, ngày / năm sinh, số điện thoại (nếu có), đơn vị, chức danh, nhóm nghề, ngày vào làm.
- Thông tin khám: lịch khám, đã / chưa khám, nơi khám; phân loại sức khoẻ (Loại I–V); kết luận đủ / không đủ sức khoẻ; đề nghị bố trí công việc; bệnh nghề nghiệp (nếu có).
- Chi tiết khám: thể lực, khám lâm sàng, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, bệnh phát hiện, đề nghị của bác sĩ. Phần này được mã hoá.
- Không thu thập: xét nghiệm hay kết quả HIV. Phần mềm chặn thông tin này.
4. Ai xem được gì
| Người | Xem được |
|---|
| Y tế cơ quan ([họ tên / bộ phận, hoặc “người được Công ty giao bằng văn bản”]) | Chi tiết khám để quản lý sức khoẻ |
| Phòng Nhân sự | Lịch khám, đã / chưa khám, phân loại, kết luận đủ / không đủ sức khoẻ, đề nghị bố trí, bệnh nghề nghiệp. Không xem chi tiết khám |
| Trưởng bộ phận | Ai trong bộ phận đã / chưa khám. Không xem phân loại, kết luận |
| Ban lãnh đạo [TUỲ CHỌN tập đoàn: và công ty mẹ] | Chỉ số tổng hợp. Nhóm dưới 5 người bị ẩn |
| Cơ sở khám | Họ tên, giới, năm sinh, số điện thoại, mã nhân viên, vị trí / nhóm nghề, giờ hẹn, để khám. Cơ sở khám gửi kết quả về Công ty theo hợp đồng khám |
| Kolia | Vận hành hệ thống. Nhân viên Kolia không có chức năng xem hồ sơ khám của Anh/Chị |
Bệnh nhạy cảm (viêm gan B / C, tâm thần, phụ sản chi tiết, nghiện chất, bệnh lây qua đường tình dục, ung thư) chỉ Y tế cơ quan xem, không đưa vào số tổng hợp.
Mỗi lần có người xem chi tiết khám hay phiếu khám của Anh/Chị, hệ thống đều ghi lại.
TUỲ CHỌN: chỉ giữ khi Công ty bật “đọc sổ khám bằng AI”
5. Đọc sổ khám bằng AI
Để nhập kết quả nhanh, ảnh / PDF sổ khám có thể được gửi tới dịch vụ AI Gemini của Google, đặt ở nước ngoài, để đọc nội dung. Kết quả AI chỉ là bản nháp;
Y tế cơ quan kiểm tra rồi mới lưu. Kolia đã [hoặc: sẽ] nộp hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài cho Bộ Công an.
6. Lưu bao lâu
- Trong thời gian Anh/Chị làm việc tại Công ty.
- Khi nghỉ việc: Phòng Nhân sự thôi xem ngay. Dữ liệu được xoá sau [0 / số tháng, tối đa 12] tháng.
- Hồ sơ bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động được giữ lâu hơn để giải quyết chế độ, giám định; xoá khi hết căn cứ lưu.
7. Quyền của Anh/Chị
Anh/Chị có quyền:
- biết, xem, xin bản sao thông tin của mình;
- đề nghị sửa thông tin sai;
- hỏi ai đã xem hồ sơ của mình;
- đề nghị xoá hoặc hạn chế xử lý, trừ phần Công ty phải lưu theo luật;
- khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Gửi đề nghị tới đầu mối ở mục 9. Công ty trả lời trong [điền] ngày.
8. Liên kết app Kolia (tự nguyện)
- Anh/Chị có thể nhận lời mời liên kết trên app Kolia. Lời mời không chứa thông tin sức khoẻ.
- Khi liên kết, Anh/Chị nhận bản sao kết quả khám vào Hồ sơ sức khoẻ của mình, xác nhận trước mỗi lần lưu. Bản đã lưu là của Anh/Chị, vẫn còn khi nghỉ việc.
Người thân Anh/Chị đã cho xem hồ sơ trên Kolia cũng thấy bản này. Công ty không xem được bản đã lưu.
- Trên app, mục Cài đặt › Doanh nghiệp, Anh/Chị xem được Công ty đang giữ thông tin gì và ai đã xem (vai trò, họ tên, nơi làm, thời điểm).
- Công ty không nhận dữ liệu Anh/Chị tự ghi trên Kolia (huyết áp, thuốc, trò chuyện với trợ lý…).
- Không liên kết thì Anh/Chị không bị ảnh hưởng gì; Công ty vẫn quản lý hồ sơ khám theo quy định.
- [TUỲ CHỌN gói phúc lợi: Công ty tặng gói Kolia Nâng cao cho người lao động đã liên kết app.]
Nếu nhận lời mời mà không phải hồ sơ của mình, bấm “Không phải tôi”. Công ty sẽ sửa số điện thoại.
9. Liên hệ
- Đầu mối của Công ty: [họ tên, bộ phận, email, điện thoại].
- Bộ phận bảo vệ dữ liệu của Kolia: [điền email].
[CHỨC DANH NGƯỜI KÝ]
(ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
PHIẾU XÁC NHẬN ĐÃ NHẬN THÔNG BÁO (dùng khi phát hành bản giấy hoặc lấy ký nhận)
Tôi, ……………………………………, mã nhân viên …………, đơn vị ……………………, xác nhận đã nhận và đọc Thông báo số ………… ngày …………
về việc xử lý dữ liệu sức khoẻ người lao động.
Ngày … / … / …… Ký tên: ……………………
Ký nhận chỉ xác nhận đã được thông báo, không phải văn bản đồng ý.